Qu’est-ce qu’un wedding planner? Très courant aux Etats-Unis, le métier est encore peu connu des Suisses.
Vanessa, trentenaire dynamique et souriante, a démarré en 2017 son activité de wedding planner. Ecoute, organisation, disponibilité et créativité sont selon elle les éléments clés d’un partenariat réussi pour permettre à ses clients de faire du Jour-J le plus beau moment de leur vie.
Socialize Magazine | Ton aventure dans le wedding planning a commencé en 2017. Quelles sont les étapes qui t’ont amenée à cette décision ?
Vanessa Ketterer, wedding planner | J’ai été hôtesse de l’air pendant dix ans. Suite à la naissance de ma fille en 2016, j’ai dû me reconvertir puisque les horaires irréguliers propres aux métiers de l’aviation ne me permettaient pas de combiner vie professionnelle et vie de famille. Le projet de wedding planner était présent dans un coin de ma tête depuis un moment déjà. En effet, l’organisation de mariages me tenait à cœur du fait d’avoir été investie dans la planification et la réalisation de fêtes dans le cadre familial, dont mon mariage aux Seychelles en 2014. J’ai dû me former, ici en Suisse Romande, bien qu’il n’existe pas de diplôme officiel dans le domaine, car l’aspect organisationnel très exigeant du métier nécessite de maîtriser certains outils de gestion.
En quoi ce métier est-il devenu une passion ?
Lorsque je les rencontre, mes clients sont en général très positifs puisque leur projet est de se marier. Leur optimisme et leur joie de vivre, ainsi que le fait d’organiser le plus beau jour de leur vie, me donne envie d’offrir le meilleur. Cette dynamique est contagieuse et très enrichissante.
Ce métier demande une importante disponibilité ainsi qu’un grand sens de l’écoute. Quelles sont les autres qualités nécessaires afin d’être un bon wedding planner ?
Il faut être très organisé. Je travaille avec de nombreux fichiers, notamment un rétro planning. Ce métier nécessite également d’être ouvert d’esprit puisque l’on peut rencontrer différentes cultures ainsi qu’être en charge de mariages mixtes, par exemple. Et une bonne capacité d’écoute est primordiale. Je fais en général face à deux catégories de couples : ceux qui ont déjà tout imaginé et qui savent exactement ce qu’ils veulent, et ceux qui n’ont absolument aucune idée et qui me laissent carte blanche pour la décoration, dans les limites d’un certain budget prédéfini. Aussi, dans le premier cas, il faut savoir respecter la demande des clients et trouver les prestataires correspondant à leurs attentes. Et dans le second cas, il s’agira de déceler leurs envies, même si les clients ont de la peine à les exprimer ou à les projeter. Etre wedding planner nécessite donc de se montrer ouvert et à l’écoute, de savoir s’adapter aux envies des clients, ainsi que d’être doté d’un esprit créatif tout en cherchant à offrir le meilleur, quelle que soit la demande.
Dans le cadre de ton activité, tu dois certainement faire face à de nombreux challenges. Peux-tu nous en citer un exemple ?
La négociation des tarifs auprès des établissements représente un challenge à chaque rencontre avec un nouveau prestataire. En tant que wedding planner, j’essaie d’obtenir pour mes clients des tarifs préférentiels. Je demande également au prestataire qu’il accepte de rencontrer le client dans le cadre d’un rendez-vous gratuit à domicile. Il s’agit là pour moi d’une condition dans l’établissement d’un partenariat puisque les couples qui sollicitent mes services ont en général peu de temps.
Tu es maman d’une petite fille de 19 mois. Comment concilies-tu ta vie de maman avec ton métier qui demande une grande disponibilité ?
La famille est mise à contribution pour la garde de ma fille et les horaires irréguliers de mon mari lui permettent d’être relativement présent en semaine. Aussi, avec l’aide occasionnelle d’une baby-sitter, nous arrivons à trouver un certain équilibre qui me permet de réaliser mon activité à plein temps, ou presque.
Comment se déroule une journée type de Vanessa la wedding planner ?
Je commence chaque matin à huit heures par la consultation des e-mails reçus la veille, puis je me penche sur les dossiers de mes clients. Mais chaque journée peut se dérouler de manière très différente en fonction de l’étape d’organisation d’un mariage dans laquelle je me trouve. Je pourrais aussi bien passer des heures à faire des recherches sur internet ou à contacter des partenaires, qu’être en déplacement toute la journée à la rencontre des prestataires. Certaines journées sont remplies d’échanges alors que d’autres sont passées à la maison. Et le jour J, je suis toujours sur les lieux du mariage dès le matin, très tôt, jusqu’à tard dans la nuit. Je mets en place la décoration, je vérifie l’agencement et je veille au bon déroulement de la journée ou des journées, car certains mariages durent plusieurs jours. Puis, le lendemain de la fête, je reviens sur les lieux pour démonter la décoration. Et ce, tous les week-ends de mai à octobre, en moyenne (rires).
Du traiteur à la réservation de la salle de réception, tout en passant par la planification minutée du jour J, l’activité de wedding planner requière d’avoir plusieurs cordes à son arc. Peux-tu nous donner un aperçu des différents éléments d’une check-list de wedding planner dans le cadre de l’organisation complète d’un mariage ?
L’élément situé tout en haut de la liste concerne la recherche du lieu. En effet, la disponibilité et le choix du lieu permettront de déterminer la date du mariage, si elle n’a pas été fixée au préalable. En fonction de cela, il sera possible d’envoyer les invitations et de faire appel aux différents prestataires pour cette date précise. Le deuxième élément important concerne le choix et la réservation du traiteur. Puis, autour de ces deux premiers points gravitent près de huitante éléments à prendre en considération dont le fleuriste, le maquilleur, le coiffeur, une voiture de location, les animations, les baby-sitters et j’en passe. Et de chaque évènement découlent encore des spécificités propres dont il faut tenir compte. Pour organiser tout cela, entre trois mois et deux ans de préparation sont nécessaires avec, bien entendu, un budget et une palette de prestations correspondant au temps de préparation à disposition. Pour moi, une organisation complète représente environ 200 heures de travail, en moyenne.
Peux-tu nous parler de l’état du marché en ce qui concerne le métier de wedding planner ? La concurrence est-elle forte ?
Le fait d’avoir signé mon premier contrat seulement trois semaines après avoir démarré me motive et me donne une impression générale positive de l’état du marché. Je pense simplement que de faire organiser son mariage par un wedding planner ne fait pas encore tant partie des mœurs, ici en Suisse, alors que cela est systématique aux Etats-Unis. Les Suisses n’ont d’ailleurs qu’une idée assez vague du métier de wedding planner.
La concurrence, quant à elle, est assez forte. Sur le marché, des prestations de wedding planning sont accessibles à toutes sortes de prix. Cependant, il faut faire bien attention à la personne que l’on choisit pour l’organisation de son mariage puisqu’il n’existe en Suisse aucun diplôme reconnu de wedding planning. Cela signifie que tout le monde peut se lancer dans cette activité. Certains sont wedding planners dans leur temps libre ou durant le week-end uniquement. Mais cette activité est très exigeante et requière une grande disponibilité.
De quelle(s) manière(s) te démarques-tu de cette concurrence ?
J’affiche les tarifs en ligne ce qui est une pratique encore rare dans la région. J’offre aussi la possibilité aux clients de remplir un devis en ligne qui leur donnera un bon aperçu du coût de la prestation. Je considère que la transparence est très importante dans ce domaine en particulier. Mon but est de permettre aux couples de se libérer du stress lié à l’organisation de leur mariage et de leur éviter toute mauvaise surprise. Par ailleurs, la manière de me présenter sur mon site au travers d’une vidéo permet aux clients ou aux prestataires de me rencontrer une première fois virtuellement. Aussi, lorsqu’ils me voient en chair et en os, ils me reconnaissent tout de suite et le contact en est facilité. Ma grande disponibilité est également un avantage. Je suis aussi là pour les rassurer dans le processus d’organisation et je ne compte pas mes heures pour le faire. Les clients ont également la chance de pouvoir prendre rendez-vous en ligne, directement sur mon site, et ont ainsi la liberté de gérer au mieux nos différentes rencontres.
Quel est ton meilleur souvenir vécu dans la cadre de la préparation d’un mariage ?
Ce sont surtout des retours de clients qui me disent : « je ne sais pas comment je ferais si vous n’étiez pas là » ou « mes témoins se plaignent de ne rien avoir à faire » (rires). Ou encore : « Je vous fais entièrement confiance. Je sais que ce sera magnifique ». C’est très gratifiant et cela me pousse à donner toujours le meilleur.
Finalement, quelles sont selon toi les clés d’un mariage réussi ?
Une organisation parfaite (rires) ! Faire appel à une wedding planner n’a pour moi pas de prix. Car le jour J, les mariés ont le choix d’être soit dans le côté organisationnel, soit dans le côté émotionnel du moment. Mais les deux en même temps ne sont pas possible. Une bonne organisation leur permet de vivre pleinement ce jour, pour eux. Et c’est ce que je souhaite leur offrir.
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